§ 1. Czas i miejsce konferencji

1. Konferencja odbywa się w dniach 21-22.06.2022 r. w hotelu Courtyard by Marriott Gdynia Waterfront w Gdyni przy ulicy Jerzego Waszyngtona 19 (dalej jako „Konferencja”).
2. Konferencja ma charakter zamknięty i skierowana jest do wszystkich zainteresowanych, do których wysłane zostało stosowne zaproszenie.
3. Szczegółowy harmonogram Konferencji określa „Program Konferencji” znajdujący się na stronie internetowej: https://kts.vectorsolutions.net.
4. Organizatorem Konferencji jest VECTOR SOLUTIONS sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-577) przy ul. Krzemowej 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000589935, NIP: 9581671366, REGON: 363182557, BDO: 000008763, o kapitale zakładowym w wysokości 2.480.000,00 zł.

§ 2. Warunki udziału i rezerwacji miejsc noclegowych
1. Warunkami zgłoszenia udziału w Konferencji są:
a.     wypełnienie formularza zgłoszeniowego w terminie do dnia 06.06.2022 r. udostępnionego na stronie internetowej: https://kts.vectorsolutions.net,
b.     zaakceptowanie niniejszego regulaminu;
c.     wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora na potrzeby organizacji Konferencji za pośrednictwem odpowiedniej funkcjonalności udostępnionej na stronie internetowej przeznaczonej do rejestracji,
2. Akceptacja niniejszego regulaminu, jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku, o której mowa w § 3 ust. 10.
3. Organizator dokonuje weryfikacji zgłoszenia i następnie wysyła osobom, które dokonały go prawidłowo, wiadomość z potwierdzeniem uczestnictwa w Konferencji. 
4. Rezerwacja noclegu pozostaje po stronie uczestnika.
5. Organizator nie organizuje, ani nie zapewnia uczestnikom zakwaterowania oraz nie ponosi kosztów noclegu, transportu uczestników Konferencji oraz innych usług hotelowych świadczonych w miejscu odbywania się Konferencji, oraz poza nim, za wyjątkiem, tych które zostały wyraźnie przez Organizatora wskazane.

§ 3. Warunki organizacyjne
1. Osoby, które dokonały rejestracji uczestnictwa zgodnie z § 2 ust. 1 powyżej, zobowiązane są do potwierdzenia uczestnictwa na Konferencji w dniu i miejscu Konferencji (punkt recepcyjny Konferencji).
2. Potwierdzenia dokonuje się niezwłocznie po przybyciu na miejsce odbywania się Konferencji, w wyznaczonym przez Organizatora miejscu. Po zarejestrowaniu, uczestnik otrzymuje od Organizatora identyfikator oraz materiały konferencyjne.
3. Osoby nieposiadające identyfikatora, nie będą miały możliwości wejścia do przestrzeni konferencyjnej.
4. W ramach Konferencji Organizator zapewnia: przeprowadzenie prezentacji technicznych, otwarty dostęp do showroomu na terenie konferencji w celu pokazu rozwiązań i urządzeń dystrybuowanych przez VECTOR SOLUTIONS, materiały szkoleniowe oraz poczęstunek.
5. W ramach Konferencji, dnia 21.06.2022 Organizator zorganizuje spotkanie integracyjne dla uczestników Konferencji, w miejscu wskazanym przez Organizatora.
6. Transport do miejsca odbywania się spotkania integracyjnego z miejsca odbywania się Konferencji oraz transport powrotny zapewnia Organizator.
7. W ramach spotkania integracyjnego Organizator zapewnia uczestnikom poczęstunek oraz możliwość wzięcia udziału w zajęciach sportowo-rekreacyjnych oraz konkursach.
8. Uczestnik bierze udział w zajęciach sportowo–rekreacyjnych oraz konkursach z własnej woli i na własną odpowiedzialność, oraz oświadcza, że jego stan zdrowia mu na to pozwala. Zakazuje się uczestnictwa w zajęciach, o których mowa powyżej pod wpływem alkoholu lub środków odurzających.
9. Uczestnik biorąc udział w zajęciach sportowo-rekreacyjnych oraz konkursach, zobowiązuje się przestrzegać regulaminu udostępnionego przez podmiot przeprowadzający wyżej wymienione w ogólnodostępnym miejscu na terenie spotkania integracyjnego.
10. Uczestnik udziela Organizatorowi nieodpłatnej, nieograniczonej czasowo ani terytorialnie, zgody na rozpowszechnianie przez Organizatora swojego wizerunku utrwalonego w formie zdjęć i filmów wykonanych podczas Konferencji oraz w trakcie spotkania integracyjnego w celach informacyjnych oraz marketingowych m.in. w Internecie, w tym przede wszystkim na stronach internetowych Organizatora (www.kts.vectorsolutions.net, www.vectorsolutions.net) oraz portalach społecznościowych Organizatora (LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, TikTok).

§ 4. Odpowiedzialność Organizatora
1. Organizator odpowiada wyłącznie za szkody wyrządzone z winy pracowników Organizatora.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy uczestników, które mogą zostać skradzione, zagubione lub zniszczone w czasie trwania Konferencji oraz wydarzeń jej towarzyszących.

§ 5. Odpowiedzialność Uczestnika Konferencji
1. Za wszelkie szkody wynikłe z działania lub zaniechania uczestnika Konferencji wyrządzone Organizatorowi, Hotelowi bądź osobie trzeciej, odpowiada uczestnik.
2. Uczestnik Konferencji nie może nagrywać prowadzonych w ramach konferencji zajęć/szkoleń/prezentacji/wykładów itp. za pomocą urządzeń audiowizualnych, takich jak np.: telefon, dyktafon, kamera, chyba że prowadzący Konferencję wyrazi na to zgodę.
3. Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania bezwzględnego zakazu palenia w miejscu odbywania się Konferencji i zakazu uczestnictwa w Konferencji pod wpływem alkoholu, czy środków odurzających, a także ich spożywania bezpośrednio przed Konferencją czy w trakcie Konferencji, jak również dystrybuowania ww. substancji wśród pozostałych uczestników.
4. Uczestnik zobowiązany jest do nieprzeszkadzania pozostałym uczestnikom oraz prowadzącemu Konferencję w trakcie trwania Konferencji. 
5. Zakazuje się uczestnikowi wnoszenia na teren Konferencji oraz teren spotkania integracyjnego niebezpiecznych przedmiotów zagrażających bezpieczeństwu innych osób. 
6. Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do poleceń prowadzącego Konferencję, a także innych podmiotów zajmujących się organizacją Konferencji oraz wydarzeń jej towarzyszących.

§ 6. Organizacja Konferencji w trakcie epidemii SARS-CoV-2
1. Uczestnik w dniu rozpoczęcia Konferencji nie może być osobą chorą na COVID-19, posiadać objawów COVID-19, być nosicielem wirusa SARS-CoV-2 oraz przebywać w stanie obowiązkowej kwarantanny albo izolacji związanej z wystąpieniem COVID-19.
2. Uczestnik, przed rozpoczęciem  Konferencji, złoży oświadczenie o aktualnym stanie zdrowia, w którym poinformuje Organizatora, że według jego najlepszej wiedzy nie jest osobą chorującą na COVID-19, przebywającą na kwarantannę lub posiadającą objawy choroby, w przypadku gdy do odebrania takiego oświadczenia Organizator będzie zobowiązany na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Uczestnik zobowiązuje się przestrzegać obowiązującego w miejscu odbywania się Konferencji Regulaminu dotyczącego organizacji spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2, którego treść stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
4. Uczestnik jest zobowiązany do zapoznania się i przestrzegania aktualnych rozporządzeń, instrukcji i wytycznych sanitarnych Ministerstwa Zdrowia i Głównego Inspektora Sanitarnego, w szczególności instrukcji mycia i dezynfekcji rąk.
5. Uczestnik wyraża zgodę na pomiar temperatury ciała w dowolnym momencie wskazanym przez Organizatora.
6. W przypadku wystąpienia objawów COVID-19 u któregoś z uczestników, uczestnik ten zobowiązany jest do bezzwłocznego poinformowania o tym fakcie Organizatora.
7. Uczestnik, biorąc udział w Konferencji, zostaje poinformowany, że w przypadku wystąpienia niepokojących objawów nie powinien na nią przychodzić, powinien pozostać w domu, postępować zgodnie z zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego/Ministerstwa Zdrowia i skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogorszenia się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować o swoich objawach.
8. Uczestnik wyraża zgodę na przekazanie jego danych kontaktowych Hotelowi, organom Państwowej Inspekcji Sanitarnej lub Policji w przypadku wystąpienia możliwości zachorowania przez jednego z uczestników lub Organizatorów Konferencji.

§ 7. Ochrona danych osobowych

1. Podanie danych osobowych przez Uczestników jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w Konferencji.2. Administratorem danych osobowych uczestnika jest VECTOR SOLUTIONS sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-577) przy ul. Krzemowej 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000589935, NIP: 9581671366, REGON: 363182557, BDO: 000008763, o kapitale zakładowym w wysokości 2.480.000,00 zł.3.     Dane osobowe uczestnika są przetwarzane przez Administratora dla celów organizacji Konferencji, na podstawie zgody wyrażonej przez uczestnika.4.     Podstawą prawna prz
2. Administratorem danych osobowych uczestnika jest VECTOR SOLUTIONS sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-577) przy ul. Krzemowej 6, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000589935, NIP: 9581671366, REGON: 363182557, BDO: 000008763, o kapitale zakładowym w wysokości 2.480.000,00 zł.
3. Dane osobowe uczestnika są przetwarzane przez Administratora dla celów organizacji Konferencji, na podstawie zgody wyrażonej przez uczestnika.

4. Podstawą prawna przetwarzania danych osobowych jest zgoda Uczestnika – art. 6 ust. 1 lit. a) Ogólnego Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”).

5. Dane osobowe Uczestnika zostaną powierzone przez Administratora:
a.      CONREGO sp. z o.o., z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim, ul. Ignacego Paderewskiego 40/6, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS: 0000716221, NIP: 5993215285, REGON: 369351080, kapitał zakładowy: 10.000,00 PLN (dalej „CONREGO”) w związku z obsługą systemu zgłoszeniowego oraz formularza rejestracji na Konferencję.
b.     Hotel Co 51 Poland sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Żwirki i Wigury 16B, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000829297, NIP: 7010972300, REGON: 385567955, kapitał zakładowy w wysokości: 923.550,00 zł w związku z organizacją Konferencji.
6. W związku z przetwarzaniem danych przez Administratora, uczestnikowi przysługują następujące uprawnienia:
a.     dostępu do przetwarzanych danych, sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych,
b.     cofnięcia zgody na przetwarzanie, przy czym przetwarzanie danych będzie legalne do czasu wycofania zgody, a cofnięcie zgody powoduje brak możliwości dalszego udziału w Konferencji,
c.     żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w przepisach prawa,
d.     wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w ramach realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu administratora danych,
e.     przeniesienia danych do innego administratora danych,
f.      wniesienia skargi dotyczącej przetwarzania danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Inne ważne informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych są szczegółowo określone w Polityce Prywatności Administratora.

§ 8. Postanowienia końcowe
1. Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się odpowiednio do wszelkich wydarzeń organizowanych przez Organizatora w ramach lub w związku z Konferencją, włączając w to wydarzenia odbywające się przed oraz po wskazanym terminie Konferencji, a także wydarzenia kierowane do ograniczonego kręgu podmiotów.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Programie Konferencji, a także do jej odwołania w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od niego. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie zamieszczona na stronie internetowej (www.kts.vectorsolutions.net) oraz rozesłana do osób, które w trakcie rejestracji na Konferencję zgodnie z § 2 ust. 1 podały swój adres e-mail.
3. W sprawach nieunormowanych w niniejszym regulaminie, stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
4. W sprawach związanych z niniejszym Regulaminem oraz Spotkaniami, prosimy kontaktować się na adres e-mail: [email protected]. 
5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 04.04.2022.

 
Załącznik 1
Regulamin dotyczący organizacji spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2

Wytyczne dla Zleceniodawcy jako organizatora Wydarzenia
1. Obowiązek dostosowania uczestników Wydarzenia oraz ich ilości do aktualnie obowiązujących regulacji określających dopuszczalną liczbą osób w danym wydarzeniu oraz ich właściwości (np. co do wieku uczestnika). Obowiązek kontrolowania liczby osób przebywających na terenie Wydarzenia.
2. Zaleca się, aby w Wydarzeniu nie brały udział osoby powyżej 70 roku życia i posiadające choroby przewlekłe.
3. Obowiązek poinformowania zaproszonych uczestników Wydarzenia, że nie mogą brać w nim udziału osoby chore na COVID-19, zakażone SARS-CoV-2, przebywające w kwarantannie, izolacji, pod nadzorem epidemiologicznym lub manifestujące objawy ze strony układu oddechowego.
4. Obowiązek uprzedniego poinstruowania zaproszonych uczestników Wydarzenia, że w przypadku wystąpienia niepokojących objawów taka osoba nie powinna na nie przychodzić, powinna pozostać w domu, postępować zgodnie z zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego/Ministerstwa Zdrowia i skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogorszenia się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować o swoich objawach.
5. Obowiązek poinformowania uczestników Wydarzenia zarówno przed Wydarzeniem oraz przy samym jego rozpoczęciu o wytycznych dotyczących wszelkich ustalonych zasad panujących w miejscu Wydarzenia oraz zastosowanych procedurach dotyczących przeciwdziałania zarażeniu koronawirusem.
6. Obowiązek dysponowania pełną listą uczestników Wydarzenia wraz z kontaktami do udostępnienia w razie potrzeby Hotelowi, organom Państwowej Inspekcji Sanitarnej lub Policji.
7. Obowiązek zapewnienia w miejscu Wydarzenia odpowiedniej ilości środków ochrony osobistej w przypadku braku ich posiadania przez uczestników danego Wydarzenia.
8. Obowiązek wyznaczenia przez organizatora Wydarzenia osoby ds. przeciwdziałania COVID- 19, której zadaniem jest przygotowanie i wdrożenie wszystkich niezbędnych procedur dotyczących COVID - 19 na danym Wydarzeniu.
9. Obowiązek uruchomienia alarmowego numeru telefonu organizatora, dostępnego w czasie Wydarzenia oraz oznakowanie w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania.
10. Obowiązek przygotowania/posiadania regulaminu danego Wydarzenia, zawierającego m.in. procedury związane z przeciwdziałaniem COVID – 19, w tym klauzulę informacyjną RODO dotyczącą przekazania organizatorowi najważniejszych danych uczestników Wydarzenia, z uwzględnieniem regulacji obowiązujących w tym zakresie w Hotelu.
 
Wytyczne dla uczestników Wydarzenia
1. Obowiązek stosowania przez uczestników Wydarzenia środków ochrony osobistej - maseczek/przyłbic i jednorazowych rękawiczek.
2. Obowiązek umycia rąk wodą z mydłem przed rozpoczęciem Wydarzenia.
3. Obowiązek dezynfekcji rąk przed wejściem na teren Wydarzenia.
4. Zaleca się częste mycie rąk wodą z mydłem oraz dezynfekcję rąk i zachowanie bezpiecznej odległości od innej osoby według aktualnych restrykcji i zaleceń Głównego Inspektora Sanitarnego.
5. Podczas kaszlu i kichania należy zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką, po czym jak najszybciej wyrzucić chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce.
6. Starać się nie dotykać dłońmi okolic twarzy, zwłaszcza ust, nosa i oczu.
 
Organizacja Wydarzenia
1. Hotel zapewni w miejscu realizacji Wydarzenie środki do dezynfekcji rąk, które zostaną umieszczone w szczególności przy wejściu do obiektu, w obszarze recepcji, przy wejściach na teren Wydarzenia, przy wejściu do wind, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet.
2. W widocznym miejscu przed wejściem na teren Wydarzenia zostanie umieszczona instrukcja dotycząca mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a  przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcja prawidłowej dezynfekcji rąk.
3. W razie zaistnienia potrzeby, w szczególności w razie uzasadnionego podejrzenia wystąpienia gorączki u uczestnika Wydarzenia, Hotel jest uprawniony do zmierzenia takiemu uczestnikowi temperatury przy użyciu termometru.
4. W łazienkach zostaną wyłączone z użycia suszarki nadmuchowe, na rzecz jednorazowych ręczników papierowych oraz wywieszone instrukcje dotyczące mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki oraz instrukcję prawidłowej dezynfekcji rąk.
5. Zapewnienie posiłków i napojów uczestnikom Wydarzenia odbywać się będzie zgodnie z poniższymi zaleceniami:
a.      posiłki oraz napoje będą serwowane bezpośrednio przez obsługę.
b.      uczestnicy Wydarzenia mogą spożywać posiłki na terenie Wydarzenia jedynie przy zachowaniu odpowiedniej odległości (według aktualnych restrykcji i zaleceń Głównego Inspektora Sanitarnego pomiędzy siedziskami/stołami/stolikami koktajlowymi).
c.      w przypadku systemu zmianowego przy wydawaniu posiłków i napojów obsługa po uprzednim wykorzystaniu przez daną osobę/dane osoby krzesła/stołu/stolika natychmiast zdezynfekuje dany mebel/meble, stosując odpowiednie środki.
6. Dezynfekcja elementów sprzętowych udostępnianych uczestnikom Wydarzenia (np. krzesło, stolik, flipchart itp.) nastąpi bezpośrednio przed oraz po Wydarzeniu.
7. Zaleca się organizatorowi rezygnację z punktu rejestracji uczestników Wydarzenia na rzecz wcześniejszej rejestracji online i wcześniejszego wydania/przekazania przez organizatora stosownych identyfikatorów, czy też kodów cyfrowych umożliwiających sprawne/bezdotykowe potwierdzenie tożsamości uczestników Wydarzenia.
8. W przypadku funkcjonowania punktu rejestracji uczestników Wydarzenia należy ograniczyć czas przebywania w punkcie do minimum. Zaleca się wcześniejszą rejestrację online i maksymalnie ograniczenie czynności operacyjnych na miejscu Wydarzenia. Należy stosować min. 2 m odstępu pomiędzy uczestnikami oczekującymi na rejestrację. Powierzchnia lady recepcyjnej w punkcie obsługi powinna być wycierana nie rzadziej niż co godzinę̨. Wszystkie czynności obsługi punktu rejestracji wobec uczestników Wydarzenia powinny być realizowane w sposób bezdotykowy.
9. Hotel przygotuje i umieści w łatwo dostępnym miejscu potrzebne numery telefonów do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej oraz służb medycznych.
 
Procedura postępowania w przypadku podejrzenia zakażenia koronawirusem u uczestnika Wydarzenia
1. Hotel wyznaczy i przygotowuje (m.in. wyposażony w środki ochrony indywidualnej i płyn dezynfekujący) pomieszczenie lub pokój, w którym będzie można czasowo odizolować osobę w przypadku pojawienia się objawów chorobowych.
2. W przypadku stwierdzenia wyraźnych oznak choroby jak uporczywy kaszel, złe samopoczucie, trudności w oddychaniu, dana osoba nie powinna uczestniczyć w Wydarzeniu i nie zostanie na nie wpuszczona. W takim przypadku powinna jak najszybciej zgłosić się do najbliższego oddziału zakaźnego, poprzez udanie się tam transportem własnym lub powiadomić odpowiednie służby.
3. W przypadku wystąpienia objawów, opisanych powyżej w pkt 2, uczestnik Wydarzenia może zostać czasowo odizolowany w dedykowanym pomieszczeniu. Organizator powinien powiadomić o podejrzeniu zakażenia właściwe służby i zgłosić incydent obsłudze Hotelu, celem umożliwienia ustalenia obszaru, w którym poruszała się i przebywała dana osoba, przeprowadzenia sprzątania oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych.
4. Hotel i Organizator podejmą konieczne czynności w celu ustalenia listy osób obecnych w tym samym czasie i miejscu na terenie Wydarzenia, w których przebywała osoba z podejrzeniem zakażenia oraz będą stosować się do zaleceń i wytycznych właściwych organów sanitarno-epidemiologicznych.